Arbeiten im Home Office

Ich arbeite schon sehr lange von zuhause, um genauer zu sein seit 17 Jahren. Noch als ich angestellt war, habe ich einen großen Teil meiner Arbeit im Home Office erledigt. Mein Arbeitgeber hatte schon damals das Prinzip des Flexible Office eingeführt und jeder konnte sich wie in einem CoWorking Space einen Arbeitsplatz buchen. So bin ich schon früh an das ortsunabhängige Arbeiten gewöhnt worden und auch an das papierlose Büro, Clean Desk, … Alles Dinge, die mir jetzt zugute kommen. Aber auch wenn man nicht im Büro sitzt, ist man doch in die Prozesse des Unternehmens eingebunden und hat gewisse Vorgaben. Noch mal eine Umstellung war es dann, als ich mich selbständig gemacht habe. Da war ich erst mal auf mich gestellt, musste eigene Prozesse definieren und durfte Routinen neu gestalten. Eine Freiheit, mit der man erst mal lernen darf umzugehen. 

Wie gestalte ich meinen Arbeitstag

Ich habe gelernt, dass ich mir erlauben darf und soll den Arbeitstag nach meinem Rhythmus zu gestalten. Ich bin vormittags sehr produktiv, am Mittag und frühen Nachmittag lässt das extrem nach und dann am späten Nachmittag habe ich noch mal eine Phase, in der ich mich gut konzentrieren kann. Es hat aber eine Weile gedauert, bis ich mir zugestanden habe, in der Zeit dann auch tatsächlich nichts bzw. nur Routine-Tätigkeiten zu machen. Aber, ganz ehrlich, wer ist schon acht Stunden oder gar länger am Tag durchgehend produktiv. In der Arbeit kann ich natürlich keine 2-3 Stunden Mittagspause machen. Als Selbständige im Home Office funktioniert das super, wenn es zu meinem Rhythmus passt. Teilzeittätige können ein Lied davon singen, das es nicht darauf ankommt, wie viele Stunden ich auf meinem Stundenzettel habe, sondern was ich in meiner Arbeitszeit tatsächlich geschafft habe. 

Trennung von Beruf und Privat

Die Trennung von Beruf und Privatleben ist zweifellos eine große Herausforderung im Home Office. Da geht es zum einen natürlich darum, dass ich nicht bis spät in die Nacht am Laptop sitze, vor dem Fernseher noch die Mails checke oder beim Mittagessen ans Telefon renne. Zum anderen ist es aber auch wichtig, dass ich mich nicht durch einen privaten Anruf aus dem Arbeitsfluss reißen lasse, zwischen Hausaufgaben-Betreuung, Mama-Taxi und Wäschebergen meine Kunden betreue und den Nachbarn und der Familie klar machen, dass ich jetzt nicht zur Verfügung stehe, weil ich zuhause tatsächlich arbeite. Und ja, das geht auch immer mal wieder gehörig schief, auch wenn man noch so gut organisiert ist. Nobody is perfect! Nächstes Mal läuft es wieder besser und zur Zeit ist das mit Home Schooling, zuhause arbeitenden Partnern o.ä. auch noch mal eine ganz andere Hausnummer. Da läuft es eine zeitlang halt mal nicht so gut. 

Mein Mittel der Wahl, um allen Bereichen gerecht zu werden, ist ein Wochenplan mit festen Zeitblöcken für Arbeit, Pausen, Sport, Familie, Freizeit, … Die Zeitblöcke haben zwar einen festen Platz in der Woche, aber ich halte das gerne flexibel. Wenn der Arzttermin nur in einem Arbeitsblock möglich ist oder die Sprechstunde der Lehrerin vormittags einfach entspannter ist, dann ist das doch wunderbar, dass ich mir nicht extra frei nehmen oder den Chef fragen muss. Ich versuche aber, konsequent nur das zu machen, was gerade dran ist. Multitasking ist ein Mythos und fördert keinesfalls die Produktivität. Fokus ist das Zauberwort. 

Mit diesen Tricks fällt es mir leichter Fokus zu halten

  • Ich habe zwei Telefone (eines für Privat und eines fürs Büro). An das private gehe ich, wenn ich nicht arbeite, an das geschäftliche während meinen Arbeitszeiten. Das Handy ist für wichtig Anrufe, sei es von meiner Familie oder wenn es bei einem Kunden mal brennt. Da schaue ich aber auch nicht ständig drauf.
  • Ich gehe in der Regel nicht an die Tür, wenn ich arbeite. Der Paketdienst weiß, wo er das Paket ablegen kann.
  • Mein E-Mail Popup ist ausgeschaltet. Ich habe feste Zeiten, wann ich in meine E-Mails schaue.
  • Ich räume alles weg vom Schreibtisch, was ich nicht gerade brauche. Ok, fast alles 😉, mein Bullet Journal und mein Handy liegen immer da. Aber gerade das Handy ist suboptimal, weil das natürlich eine wunderbare Quelle der Ablenkung ist! Daran arbeite ich noch. Zumindest ist es stumm geschaltet.
  • Absprachen mit der Familie. Wer benötigt wann Zeit, in der er nicht gestört wird. V.a mit dem Partner sollte man sich abstimmen, falls beide im Home Office arbeiten. Bei kleineren Kindern ist das wahrscheinlich utopisch. Bei größeren kann es mit der Zeit ganz gut funktionieren. Die wollen ja auch ungestört sein 😉. 
  • Festlegen, wann man Feierabend machen möchte und dann auch wirklich das Laptop ausmachen. Da hilft es auch, sich was Schönes für den Feierabend zu überlegen. Einen tollen Film schauen (wir stehen zur Zeit auf Serien), ein gutes Buch lesen, Freunde treffen (für die Zeit nach dem Lockdown), … 
  • Einen schönen Arbeitsplatz, der nicht wie ein Provisorium scheint, wenn es eigentlich keines sein sollte. Habe ich lange so praktiziert, denn alle Möbel, die nicht mehr gebraucht wurden, wanderten in mein Büro. Jetzt habe ich mir neue Möbel fürs Büro gegönnt und ich bin seit dem so gerne dort 😊.
  • Pausen nicht vergessen! Ich neige dazu, gerne meine Zeitblöcke zu überziehen, wenn ich was fertig machen möchte oder gerade so schön drin bin. Da spricht im Prinzip mal nichts dagegen, nur wird das schnell zur Regel und das sollte es nicht sein. Pausen sind wichtig und helfen uns effektiv zu arbeiten.
  • Und hier noch einen Hausfrauen-Tipp 😉. Ich habe Meal-Prep für mich entdeckt, denn ich koche zwar gerne, aber unter der Woche hat es immer unheimlich viel Zeit gekostet. Zwar habe ich schon immer einen Wochenplan fürs Essen gehabt und auch nur einmal in der Woche einen Großeinkauf gemacht, aber mit Meal Prep bereite ich nun am Einkaufstag auch alles schon weitgehend vor, d.h. Gemüse wird geschnipselt, Fleisch vorbereitet, Salat gewaschen, Dressing zubereitet, … Ich hätte nicht gedacht, dass man so viel vorbereiten kann! Ich habe von Meal Prep das erste Mal in dem Buch von Holger Stromberg (Essen ändert alles) gelesen. Aber man findet im Web ganz viele Infos dazu, sollte es euch näher interessieren.

Prozesse und Tools (nicht nur) im Home Office

Ich hatte ja vorher schon erwähnt, dass man sich als Selbständige eigene Prozesse schaffen muss, nicht nur was das Kerngeschäft betrifft, sondern auch für alles Organisatorische, Finanzielle, das Marketing, … Das sind eine Menge an Aufgaben die unheimlich viel Zeit fressen können, wenn man sich immer wieder reindenken muss. Deswegen versuche ich, dafür möglichst viele Prozesse zu definieren und Tools zu finden, die mir das Leben erleichtern. 

Beispielsweise habe ich vor einiger Zeit einen Buchhaltungskurs gemacht, bei dem ich gelernt habe, welche regelmäßigen Aufgaben ich zu tun habe, damit ich meine Buchhaltung möglichst effizient erledigen kann und nicht am Monats-, Quartals- oder Jahresende diesen Wust vor mir habe. 

Bei Zeitplanungstools kann ich nur wärmstens das Bullet Journal empfehlen, das nebenbei bemerkt so viel mehr als ein Zeitplanungstool ist. Wen das interessiert, der sollte unbedingt das Buch „Die Bullet Journal Methode“ von Ryder Carroll lesen. 

Was die Gestaltung eures Marketing-Materials betrifft, kann ich euch das Tool Canva empfehlen. Canva ist eine Quelle der Inspiration und eine super Arbeitserleichterung. Ihr könnt euch dort kostenfrei anmelden und das einfach mal ausprobieren. 

Die Liste lässt sich natürlich noch beliebig erweitern und zu dem ein oder anderen Prozess-Thema werde ich bestimmt noch einen eigenen Blogartikel machen.

Für mich bringt das Home Office viele Vorteile und ich arbeite gerne von Zuhause. Mittlerweile muss ich aber gestehen, dass ich nach einer Mischung suche. Mal schauen, ob sich in Zukunft was finden wird, denn ab und zu ist es auch mal ganz schön raus und unter Leute zu kommen. Mit dem Nestwerk habe ich dazu einiges in Planung 😊.

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